Проверка личных файлов

Почему вы хотите проверить личные файлы?

Вы можете проверить свои личные файлы по многим причинам. Сотрудник хочет знать, что важные записи включены. Иногда неточная информация должна быть помечена, удалена или опровергнута. Калифорния утвердила раздел 1198.5 Трудового кодекса в качестве набора мер безопасности и процедур для проверки личных дел. В этой статье перечислены основные части закона в упрощенном виде. Менеджеры иногда помещают квалифицированные отравления отравления в личные файлы, без каких-либо признаков неудовлетворенности работой сотрудников. Ваши персональные данные станут основой для будущих решений, касающихся вознаграждения, продвижения по службе, переводов и переводов, а также возможного освобождения или расторжения договора. Вы можете проверить свой файл в ходе подготовки к предстоящей встрече с руководством или оценить честность и достоверность оценки эффективности.

Контрольный список личных файлов

  1. У сотрудников в Калифорнии есть два закона относительно личных файлов: требуют проверки и получают копию отчетов.
  2. Кадровый учет — это запись, относящаяся к результатам и жалобам сотрудников. Документация персонала по юридическому определению не включает: (а) записи о расследовании возможного уголовного возмещения; (б) рекомендательные письма; (c) Оценки, отчеты или записи, полученные до трудоустройства работника или идентифицируемых членов экзаменационной комиссии. (f) Полученные в связи с рекламным экзаменом.
  3. Инспекция должна проводиться через разумные промежутки времени.
  4. Контроль должен быть не позднее 30 календарных дней с даты получения сотрудником ПИСЬМЕННОЙ заявки.
  5. Работодатель и работник могут продлить срок соответствия, но только на основании ПИСЬМЕННОГО договора и не более чем на 35 календарных дней с даты фактического получения работодателем письменного запроса на проверку.
  6. В случае письменного запроса на копию работодатель обязан предоставить работнику копии личных дел. [or his representative],
  7. Работодатель может взимать с работника реальные затраты на копирование записей.
  8. Работодатель и работник [or his representative] может договориться, по состоянию на дату проверки, продлить время для воспроизведения и предоставить записи до даты, не превышающей 35 дней с даты получения работником запроса на копию.
  9. Если работник в настоящее время работает, работодатель не обязан предоставлять записи, когда работник выполняет свои обязанности. [My firms argues «performance of duties» does not mean uncompensated time. An inspection of personnel records is also for the benefit of the employer because all employers have an interest in true, accurate and complete records. Further, the employee is still controlled by the employer while conducting the inspection.]
  10. Запрос на подписку должен быть в письменной форме и может быть в форме, предоставленной работодателем. Форма может быть устно запрошена начальником работника или другим лицом, известным работнику, который должен быть назначен для получения устного запроса «формы».
  11. Если работник или его представитель подает устный запрос в письменную форму личного дела, работодатель должен предоставить «бланк заявления».
  12. В качестве альтернативы, если работник или его представитель выбирает, он может просто написать запрос сотрудника на личные файлы без использования формы, предоставленной работодателем.
  13. Работодатель должен хранить копии кадрового учета каждого работника в течение не менее трех лет после окончания работы.
  14. Что касается нынешних работников, работодатель должен предоставить документацию по персоналу текущего работника для проверки и, по требованию работника или его представителя, предоставить копию записей в том месте, где работник приходит на работу, или в другом месте, совместимом с работодателем и заявителем. Если от работника требуется проверить или получить копию в месте, отличном от места, в котором он претендует на работу, компенсация работнику не допускается. Что касается бывших работников, то работодатель должен предоставить личные данные бывшего работника для проверки в том месте, где работодатель хранит данные, если стороны не договорились в письменном виде в другом месте.
  15. Что касается бывших работников, в дополнение к проверке, работодатель должен предоставить копию документации во время и в месте проверки.
  16. В качестве альтернативы, бывший работник может получить копию по почте, если он вернет фактическую стоимость доставки работодателю.
  17. Если работник уволен из-за преследования или насилия на рабочем месте, работодатель может подготовить документацию альтернативными способами: a) разрешить проверку в месте, отличном от места работы, которое находится на разумном расстоянии от места жительства бывшего сотрудника, или b) предоставить копию регистра персонала е.
  18. Работодатель обязан соответствовать только одной заявке в год бывший сотрудник проверить или получить копию кадровой документации.
  19. Лицо, являющееся представителем работника для запроса проверки или копии, является лицом, назначенным сотрудником в письменной форме для «проверки или получения копии» этих записей.
  20. Работодатель может принять разумные меры для проверки личности нынешнего или бывшего работника или его уполномоченного представителя.
  21. Работодатель может назначить лицо, которому направлена ​​заявка на контроль и / или копирование.
  22. Работодатель может сделать редакцию доступной до доступа к документации для проверки или доступа к личным файлам. [delete or black out] имя каждого постороннего сотрудника, включенного в файл.
  23. Записи, явно исключенные из документов, которые должен предоставить работодатель: a) записи о расследовании возможного уголовного возмещения; (б) рекомендательные письма; (c) Оценки, отчеты или записи, которые: (A) были получены до того, как сотрудник был нанят на работу, или (B) были подготовлены опознаваемыми членами экзаменационной комиссии или (C) получены в связи с рекламным экзаменом.
  24. Право проверять документы этого лица контролируется другими правилами для определенных категорий работников: (A) Некоторые сотрудники службы общественной безопасности (B) Некоторые сотрудники государственных учреждений.
  25. Если работник задерживает или не предоставляет документацию, нынешний или бывший работник или комиссар по труду может взыскать с работодателя штраф в размере семисот пятидесяти долларов (750 долларов США).
  26. Нынешний или бывший сотрудник также может подать заявку на постановление суда [injunction] обязать работодателя предоставить документацию в соответствии с требованиями законодательства.
  27. Если работник получает стимул для производства, он может возместить расходы и разумные гонорары адвоката в рамках такого действия.
  28. Если нынешний или бывший сотрудник подает иск, который «относится к лицу», то права на просмотр файла предварительно одобрены и заменены процедурой оспаривания, доступной в иске.
  29. Работодателю не нужно удовлетворять более 50 запросов на проверку и получение копий личных дел, представленных представителем или представителями работников в течение одного календарного месяца.
  30. Если работник является участником, а коллективный договор предусматривает определенные средства для получения документации работника, то профсоюзное соглашение будет выходить за рамки общих законодательных процедур, но только в том случае, если профсоюзное соглашение содержит положения, касающиеся:
  • а) заработная плата, рабочее время и условия труда работников.
  • (б) Процедура контроля и копирования личных файлов.
  • (c) Премиальные ставки за все часы, отработанные сверхурочно.
  • (d) Обычная ставка заработной платы не менее чем на 30 процентов выше минимальной ставки государственного вознаграждения.

Шаги для проверки личных дел

Вот список вещей, которые вы можете сделать во время проверки:

  1. Список недостающих предметов. Есть ли какие-либо документы, которые, как вы знаете, должны быть в файле? Ожидали ли вы положительную оценку результатов или обзор в середине года или несмотря на то, что вас считают вехой?
  2. Заменить то, что удивительно. Действительный документ удален или изменен? Было ли то, что вам сказали, связано с вашей игрой или шансом с тем, что в файле?
  3. Определите, что является неточным или не соответствует действительности.
  4. Ищите достоверные данные, которые, по вашему мнению, будут иметь решающее значение для оценки производительности. Например, продажа завершена, проекты в соответствии с графиком, подписаны новые клиенты. Если данных нет в файле, попросите их добавить. Почему эта часть данных «штатное расписание»? Компания утверждает, что данные напрямую связаны с эффективностью работы в качестве ключевой меры. Кстати, «файл» в 21 веке является цифровым и основан на облаке. Нет необходимого ограничения памяти или расположения файла. «Личный файл» определяется его содержимым, а не маркировкой.
  5. Проверяйте свои файлы регулярно, так же, как вы можете получать ежегодный обзор. Записи или резюме, которые вы храните, неоценимы на протяжении многих лет, потому что документы могут изменяться или удаляться с течением времени, особенно если кампания направлена ​​на то, чтобы избавиться от вас. Кроме того, работодатели приводят историю о якобы плохой работе, чтобы скрыть незаконную тему увольнения или увольнения. Вы можете опровергнуть эти события гораздо проще, потому что они происходят, а не охватывают все в последние дни работы.
  6. Запрос на добавление ключевых документов в файл. Это могут быть пропущенные оценки, необходимые исправления и письменное опровержение отрицательных оценок. [Our firm argues that inasmuch as your rebuttal concerns the terms and conditions of employment, it is a defined «personnel record» that must be included in the file.]
  7. Принять меры для решения проблем, которые вы обнаружили после осмотра. Поднимитесь по цепочке команд. Следуйте политике компании в отношении личных данных. Ведите учет ваших усилий по дате, что вы прошли, и результат. Позже этот подход поддержит ваше утверждение о том, что дипломатические действия неоправданны.
  8. Попросите положительные замечания о результатах, которые будут включены в записи. «Рекомендательное письмо может быть отключено по закону, но наша компания утверждает, что многие положительные сообщения, часто внутренние, являются не« рекомендациями », а оценками.
  9. Записи о часах и заработной плате являются частью ваших личных записей, где бы они ни хранились. Попросите их узнать, считаете ли вы, что ваше время или зарплата не законны.
  10. Попросите просмотреть все файлы с материалами, которые не помечены как «личные файлы», но хранятся как т.н. «Личные» файлы сотрудников или менеджеров отдела кадров. Наша компания утверждает, что содержание и использование записи определяет, является ли она частью «личного файла».
  11. Требовать получения копии всех подписанных трудовых документов. Они будут включать: а) арбитражные соглашения; (б) соглашения о коммерческой конфиденциальности и конфиденциальности; в) заполнение учебной документации; г) уведомление и подтверждение получения учебников или правил, хранящихся в электронном виде; e) регистрация в страховых, стоматологических и визуальных планах; f) зачисление в долгосрочные или краткосрочные планы по инвалидности; е) участие в 401 К или другом пенсионном плане; g) любые подписанные оценки или предупреждения.
  12. Составьте основной индекс документов в файле. Позже вы можете проверить, что вы получаете в качестве копии на основе вашего индекса. Поскольку у вас есть право на получение копии, это означает, что вы также можете хранить копии. Это означает, что вы можете хранить цифровые или бумажные копии дома или в другом месте за пределами вашего офиса. Ты должен это сделать.

Приложения для личных файлов

В крупных компаниях лица, принимающие решения, часто хорошо осведомлены о своей позиции. Они могут иметь мало прямого взаимодействия с вами. Они будут в значительной степени зависеть от того, что они найдут в ваших кадровых записях, чтобы определить ваше экономическое будущее. Проверка кадровой документации должна рассматриваться как просмотр копии кредитного отчета или медицинских карт. Хранение этих записей в виде копии может быть очень полезным во время работы для исправления несправедливой оценки, отказа от бонуса, увеличения оплаты или отказа в продвижении по службе. Аналогичным образом, если вас уволят по незаконной причине, хранящиеся у вас записи могут быть использованы для отмены «официальной» причины плохой работы или неправомерных действий. Нынешние сотрудники могут регулярно проверять файлы своих сотрудников, а предыдущие сотрудники могут запрашивать личные файлы один раз в год. Они должны это сделать.

Если вы хотите использовать бесплатную форму заявки для личного файла, используемого этим офисом, пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 949-251-1006 и воспользуйтесь этим бесплатным предложением по телефону.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *